S-FLOW SOPORTA
- Diseño gráfico de procesos
- Manejo de grupos complejos
- Reglas, posibilidad de embeber lógica del negocio
- Manejo de excepciones, devoluciones, rutas caóticas
- Monitoreo
- Medición
- Conectividad con sistemas externos
- Anexo de documentos
- Aplicación RAD (Rapid Aplication Developer)
- Browser como Cliente universal (100% Web)
- Diseño inteligente de formularios
- Firma electrónica
CARACTERISTICAS DEL PRODUCTO S-FLOW
Descripción del Producto
S-Flow es un sistema administrador de BPM - WorkFlow, el cual permite la automatización de procesos de negocio, facilitando el control y seguimiento de procesos empresariales de cualquier índole. S-Flow es una plataforma mediante la cual se pueden implementar aplicaciones de workflow, las cuales son definidas y controladas dentro del Framework proveído por la herramienta.
S-Flow fue construido basándose en una amplia experiencia en implementación de sistemas de BPM - WorkFlow en diferentes plataformas, para diferentes organizaciones públicas y privadas, por lo que el producto cuenta con las características requeridas en un WMS, además de cumplir con estándares de la WfMC (Workflow Management Coalition).
El producto facilita tareas de administración y monitoreo, como la posibilidad de ver cuanto trabajo pendiente tiene cada usuario, cual es su desempeño, y el desempeño global, etc. Además es posible obtener estadísticas importantes para la toma de decisiones, como ver el tiempo promedio de cada proceso, el tiempo promedio en cada estado, cantidad de instancias de proceso finalizadas.
El software permite construir aplicaciones de BPM - WorkFlow que serán accedidas por los usuarios finales, y que serán regidas por la definición del proceso realizada en S-Flow. De esta manera el usuario tendrá una aplicación accesible desde su browser, en la cual concentrará su trabajo. El usuario podrá ver todos los documentos que necesite, y además tendrá una carpeta con los documentos sobre los que debe actuar (;Mis Documentos), lo cual corresponde al concepto de que tiene el documento de papel en la bandeja de su escritorio. En la misma definición del proceso, se especifica que usuarios pueden ver y que usuarios pueden actuar sobre los documentos en cada momento. Además S-Flow permite referenciar usuarios en tiempo de ejecución (grupos
dinámicos). Por ejemplo: se desea enviar una notificación al jefe del usuario que ingrese un documento. En tiempo de diseño no tiene esa información pues dependerá del creador del documento, por lo que en el S-Flow se especifica que el siguiente en actuar seael Jefe del Ingresante del documento;.
Otra características sobresaliente del S-Flow es la definición de usuarios y grupos. Estos usuarios y grupos son utilizados para varias funcionalidades de BPM - WorkFlow como especificar quien puede ver el documento, quien puede actuar, a quien notificar mediante un email, quien tiene permisos para determinada tarea y quien no. Entonces, un grupo se compone de usuarios, roles y otros grupos. Además a un grupo se le puede aplicar una relación para obtener otro grupo (ejemplo, la relación de Jefatura, aplicada sobre un grupo de usuarios, devuelve el grupo de usuarios que son Jefes de los primeros). Esto, sumado a los integrantes dinámicos mencionados anteriormente, proporciona una poderosa forma de definir un conjunto de usuarios.
S-Flow maneja suplencias, es decir que cuando un usuario está ausente, el trabajo que tenía pendiente, así como el nuevo que se le asigne, serán derivados a su suplente. Estas suplencias son retroactivas, cuando vuelve a estar presente, el trabajo que había sido asignado a su suplente, y que no fue completado, se le asigna nuevamente al usuario
original. El ruteo no-deterministico es también soportado (cuando es el usuario el que decide a quien envía el documento para la siguiente actuación).
La definición de los procesos se realiza mediante una interfaz gráfica que facilita la comprensión del proceso, así como también sirve para documentarlo y comunicarlo a toda la organización. Este punto además permite disminuir el tiempo de definición y mantenimiento de la aplicación.
COMPONENTES DE S-FLOW
- Diseñador gráfico de procesos: Herramienta para la definición gráfica de los procesos orientada al modelo E/T (Estados transiciones).
- Motor de WorkFlow: Componente encargado de controlar la correcta ejecución de los flujos de trabajo definidos mediante el diseñador gráfico, administrar los permisos de acceso, garantizar el ruteo de los documentos de un estado a otro y la ejecución de las funciones establecidas en las transiciones definidas.
- Motor de Timer: Agente de ejecución permanente encargado de monitorear las transiciones temporales definidas en los diferentes procesos de negocio y en caso de valorarlas como procedentes solicitar su ejecución.
- Módulo administrador: Permite la gestión de los participantes de la aplicación (grupos, roles y usuarios), las relaciones entre participantes y plantillas de los documentos utilizados.
- Módulo de estadísticas: Presenta las estadísticas asociadas al flujo de trabajo y que ayudan a la toma de decisiones sobre el funcionamiento operativo de los diferentes procesos. Entre las principales estadísticas que se obtienen con SFlow tenemos:
- Promedio de duración de documentos por estado
- Carga de trabajo de cada funcionario
- Promedio de ejecución de tareas por funcionario
- Reporte de documentos con ejecución tardía.
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE S-FLOW
- Manejo del repositorio: S-Flow comparte la misma base de datos en la cual reside la aplicación de BPM - WorkFlow que se automatiza, esta característica permite integrar el modelo de datos de la aplicación con el modelo de procesos de forma integrada, lo cual facilita la administración del sistema y asegura la consistencia del modelo general de la aplicación el cual es gobernado por el sistema S-Flow.
- Capacidades de documentación de procesos: El objetivo de la herramienta está enfocado hacia la automatización de procesos, objetivo que se cumple mediante la adopción de una herramienta gráfica. La representación gráfica del proceso se define en un grafo de estados/transiciones el cual puede servir para documentar el proceso de negocio aunque esta no sea su finalidad principal.
- Seguridad: El ambiente de desarrollo de la plataforma S-Flow garantiza la seguridad de la aplicación que se construye mediante esta herramienta, pues todos los procesos de negocio son administrados con base en una definición de permisos para las diferentes acciones de proceso, como dar inicio, actuar sobre un documento, editarlo, almacenarlo o ejecutar alguna tarea específica.
- Integracion y Compatilidad
- Integración con el correo electrónico
S-Flow se integra con cualquier servidor de correo electrónico SMTP/POP3 compatible. La integración se realiza a nivel de notificación, posibilitando definir el envió de un mail a cualquiera de los usuarios definidos en la aplicación en el momento que se ejecute alguna transición válida en el sistema.
- Compatibilidad con Servidores de aplicación
S-Flow es una aplicación de capa media que reside sobre un servidor de aplicaciones Java compatible, por tanto la compatibilidad con este tipo de componentes es completa, garantizando portabilidad entre diferentes versiones de sistema operativo. La versión actual de S-Flow (1.1) tiene compatibilidad probada en los siguientes servidores de aplicación:
- Servidores J2EE
- Servidores .NET
- Optimización de procesos: S-Flow garantiza la optimización de cualquier proceso de negocio debido a tres características principales
- Eliminación de tiempos muertos
En un proceso automatizado mediante S-Flow se consiguen eliminar los tiempos muertos existentes entre la terminación de una tarea de proceso y el comienzo de la siguiente, pues el mecanismo automático de Bandeja de entrada, entrega de forma instantánea las tareas de un participante a otro tan pronto como el primero actúa sobre el documento.
- Identificación de procesos tardios
En muchos casos los procesos no terminan porque se extravían en la lista de tareas que tienen los funcionarios, S-Flow minimiza esta posibilidad mediante una utilidad que permite identificar estos casos para el correspondiente control.
- Rediseño de procesos
Además de facilitar la identificación de problemas en la ejecución de procesos mediante el uso de estadísticas, S-Flow permite el rediseño de cualquier proceso de negocio en tiempo real mediante el diseñador gráfico. Mediante esta utilidad el administrador del proceso podrá cambiar el flujo de trabajo (reglas del negocio) en cualquier momento,
obteniendo resultados inmediatos.
- Labores del Administrador de procesos: En un sistema de automatización de procesos de negocio se hace necesaria la definición de un role especial para el usuario encargado de vigilar el correcto funcionamiento de las aplicaciones de BPM - WorkFlow definidas, este usuario especial recibe el nombre de Administrador de procesos y tiene las siguientes características principales
- Responsabilidades :Este usuario tiene como responsabilidades la de controlar la correcta ejecución de las diferentes instancias de proceso y la de rediseñar el flujo de trabajo mediante el diseñador de procesos.
- Perfil: Profesional con amplio conocimiento en la definición de los procesos de negocio que administra el sistema, con experiencia en relevamiento de procesos y en el uso de herramientas de automatización de los mismos. Típicamente cumplen este perfil ingenieros industriales pero este no es un requisito obligatorio.
- Nivel de acceso: En un sistema automatizado de procesos el administrador es quien tiene el máximo nivel de acceso, análogamente es como el DBA de una base de datos relacional.
- Herramientas
El administrador de S-Flow usa dos de sus principales componentes:
- Módulo Administrador: Le permite configurar usuarios, roles, grupos, plantillas, así como visualizar problemas de ejecución de procesos.
- Diseñador de procesos: Le permite rediseñar el flujo de ejecución de procesos
